Evidentemente al ofrecer un servicio de gestión técnica, conocer el sector al cual nos dirigimos y la profesión a la que prestamos servicio, es una ventaja. Ayuda a entender mejor las responsabilidades y consecuencias de los procesos que podamos gestionar. Facilita afrontar los proyectos con humildad, obrando con conocimiento de los propios límites y debilidades. Pero al mismo tiempo con curiosidad para que con inventiva y creatividad en el desarrollo no nos limitemos a lo conocido. Informarnos con criterio para tomar decisiones y ser emprendedores.
Integrados en nuestros procesos los conceptos de empatía, humildad y curiosidad nos ayuda a asumir el entorno en el que se encuentra el sector y las empresas las cuales prestamos o podemos prestar servicios, teniendo muchos más contextualizaos los objetivos de los proyectos. Como definió Zygmunt Bauman, siendo conscientes que vivimos en una modernidad líquida, no tiene que importarnos los cambios tecnológicos, sociales y culturales que puedan venir.
Al externalizar un servicio hay un riesgo alto que quien realmente realice el servicio se quede con el knowhow de los procesos que se gestionan. Bien, pues el cliente no lo debe percibir así. Uno de los objetivos debe ser poder retornar este knowhow ya que se adquiere gestionando los datos del cliente. Él es el propietario de los datos, solo cede la gestión. Un primer principio es implantar una herramienta de gestión con una base robusta, donde rijan criterios de darle esa robustez para su posterior análisis y control. Conjuntamente complementarlo con aplicaciones de control diario como Dashboards con información en directo y detallada de la situación por estados de todos los procesos del workflow del servicio que se gestiona (con posibilidad de descarga).
Para poder evolucionar los proyectos hay que ser ingenioso y creativo a la hora de desarrollar herramientas que aumenten la eficiencia de todos los procesos. Con el conocimiento técnico se puede crear herramientas muy a medida de la gestión que se realiza, modular y escalable (que pueda aceptar integrar nuevos procesos con facilidad) y que se inclusiva con todos los actores participantes en el workflow a integrar y que solucione los hándicaps principales que aparecen en las externalizaciones de servicios: el alto riesgo de la empresa que externaliza a perder el knowhow y la pérdida del control de las gestiones diarias.
Con los pilares de una base robusta y teniendo una mesa de control (dashboard) en directo, se puede minimizar más aun el hándicap del riesgo de no control de procesos, con complementos como gráficos TIMELINE tanto de los procesos vivos como cerrados a diario. Siempre con la posibilidad de descargar cualquier información de las consultas que se realizan.
¿Y qué valor directo obtenemos? Con el control de datos y con la eficiencia en los procesos ganamos Tiempo. Tiempo para observar. Tiempo para pensar. Esto puede parecer una nimiedad, pero si ganamos la batalla del tiempo podemos ayudar al cliente a pensar. Como decía un cargo previamente al entrar en una reunión: si en una empresa ves un departamento con 20 personas, piensa que en realidad deberían ser 40 por lo menos.
Probablemente la empatía sea instintiva, pero también se puede trabajar y aplicar metodologías de trabajo que ayuden a poderlo implementar en todas las colaboraciones con empresas. El conocimiento técnico del sector, la humildad y la curiosidad tienen que ser los conceptos con los que lograrlo.
Tener una mentalidad de que tu éxito en la gestión de procesos es el éxito de tu cliente. La capacidad de entender los hitos de tu cliente, implicarte en ellos, es el éxito de tu propio servicio.